In der zentralen Verwaltung der Universität Münster ist zum 07.09.2024 eine Stelle als
Mitarbeiter*in im Bereich Büromanagement für das Rektorat
zu besetzen. Angeboten wird eine Teilzeitstelle (50 %, derzeit 19 Stunden 55 Minuten/Woche), die für die Dauer der Mutterschutzfrist und einer sich anschließenden Elternzeit einer Mitarbeiterin befristet ist. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe E 8 TV-L möglich.
Ihre Aufgaben:
Das Aufgabengebiet umfasst alle im Rektoratsbüro anfallenden Sekretariats- und Organisationsaufgaben. Hierzu gehören insbesondere:
- Vor- und Nachbereitung, Organisation und Koordination aller im Rektorat anfallenden Termine in Abstimmung mit dem Sekretariat der Prorektorate und dem Kanzlerbüro
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
- Sitzungs- und Veranstaltungsvorbereitung für den Rektor
- Bearbeitung, Sortierung und Abstimmung der eingehenden Post und des E-Mail-Verkehrs
- Betreuung in- und ausländischer Gäste des Rektors
- Ablage, Registratur und Archivierung von Dokumenten
- Beschaffung über SAP
- Vertretung der direkten Kolleg*innen und Vertretung im Sekretariat der Prorektorate
Unsere Erwartungen:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Sekretariats-, Büro oder Verwaltungsbereich bzw. gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
- Gute Englischkenntnisse
- Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit Blick auf die unterschiedlichsten Gesprächspartner*innen
- Selbstständige, engagierte Arbeitsweise und eine schnelle Auffassungsgabe
- Ausgezeichnetes Organisationsvermögen, auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastungen
- IT-Affinität, insbesondere sichere MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), SAP-Kenntnisse wünschenswert
- Ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit
- Absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
- Zeitliche Flexibilität bei planbaren Terminen
Ihr Gewinn:
- Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
- Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
- Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
- Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
- Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
- Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.
Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Ihr Interesse ist geweckt?
Dann bewerben Sie sich bis zum 19.05.2024 über unser Online-Bewerbungsformular.
Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.
Bei Fragen vorab wenden Sie sich gerne an die zuständige Personalreferentin:
Heide Hildebrandt
Dezernat 3.5 - Personalentwicklung
Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 24930011
