Am Fachbereich 10 - Mathematik und Informatik der Universität Münster ist in der Geschäftsstelle des Exzellenzclusters Mathematik Münster: Dynamik -- Geometrie -- Struktur und im Graduiertenkolleg 3027, angesiedelt am Institut für Mathematische Stochastik, zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als
Office-Manager*in
mit Schwerpunkt Drittmittelbewirtschaftung und Veranstaltungsmanagement zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Vollzeitstelle. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 9a TV-L möglich. Je nach Ihrer persönlichen und fachlichen Entwicklung kann die Übertragung der Aufgaben sowie die Eingruppierung schrittweise erfolgen.
Ihre Aufgaben:
- eigenständige Mittelplanung, Budgetkalkulation und Budgetüberwachung und Abrechnung von Haushalts- und Drittmitteln (EU, DFG, etc.) inkl. selbstständige Prüfung der Richtlinien und eigenständiges Finanzcontrolling
- allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, insbesondere selbständige internationale Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, eigenständige Rechnungsbearbeitung, Einkauf von Leistungen und Überwachung der Buchungen in SAP, Pflege der Webseiten
- eigenständiges Veranstaltungsmanagement inkl. Konferenzmanagement, Gästeverwaltung, Kommunikation und Beratung sowie inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Durchführung von Projekttreffen und Betreuung internationaler Tagungen, Seminare, Kolloquien
- Personalwirtschaft und -verwaltung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen, inklusive Stellen- und Mittelplanung, Verwaltung sowie Mithilfe bei Stellenausschreibungen
- Mitarbeit bei der Erstellung von jährlichen Verwendungsnachweisen und Berichterstattung
Unsere Erwartungen:
- eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder einen höheren Abschluss wie z.B. einen QHM-Lehrgang oder vergleichbare Berufserfahrung
- einschlägige Berufserfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Sprachniveau mind. B2 des GER)
- ein versierter Umgang mit Microsoft Office Produkten, insbesondere Excel
- Kenntnisse der Hochschulstrukturen sowie in der Verwaltung von Projekten sind von Vorteil, aber keine Voraussetzungen
- Kenntnisse zu Vorgaben und Richtlinien zur Umsetzung von DFG-Projekten wünschenswert
- SAP-Kenntnisse sowie das Interesse sich in neue Programme einzuarbeiten
- Organisationsfähigkeit sowie selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit, soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
Ihr Gewinn:
- Abwechslungsreiche und spannende Arbeit in einem funktionierenden Team
- Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
- Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
- Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
- Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
- Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
- Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.
Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung bis zum 15.06.2025 über unser Online-Bewerbungsformular.
Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung unter: 0251/83-36900
Exzellenzcluster Mathematik Münster
Einsteinstr. 62
48149 Münster
Ausschreibungskennziffer: 25 99 041
