Im Dezernat 1 – Akademische und studentische Angelegenheiten - ist in der Abteilung 1.1 - Gremienbetreuung, Akademische Angelegenheiten, Wahlamt - zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Mitarbeiter*in im organisatorischen Gremien- und Sitzungsmanagement
zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Teilzeitstelle (50 %). Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt derzeit 19 Stunden 55 Minuten. Die Eingruppierung erfolgt bis Entgeltgruppe E 9b TV-L. Je nach persönlicher und fachlicher Entwicklung des*der Stelleninhabers*in wird die Aufgabenübertragung schrittweise erfolgen. Die im Folgenden beschriebenen Aufgaben werden gemeinsam mit einer ebenfalls in hälftiger Teilzeit tätigen Person ausgeführt.
Ihre Aufgaben:
- Eigenverantwortliche organisatorische Betreuung bzw. Unterstützung des Rektorats der Universität Münster: Planen, Organisieren, Terminieren sowie Vor- und Nachbereiten von ca. 40 Rektoratssitzungen pro Jahr, insbesondere durch
- Begleiten der Sitzungen
- Vorbereiten der Sitzungstechnik
- Führen des Protokolls
- Informieren aller Beteiligten über die Endergebnisse
- Anwenden des Sitzungsmanagementsystems Session
- datenschutzgerechtes Archivieren der Unterlagen etc.
- Eigenverantwortliche organisatorische Betreuung bzw. Unterstützung anderer Selbstverwaltungsgremien der Hochschule (z.B. Rektoratskommissionen, Ständige Kommissionen oder Konferenzen)
- Stellvertretung der Geschäftsführung anderer Gremien (insbes. Kommission für Lehre und Studium, Besprechung der Studiendekan*innen, Kommission zur Qualitätsverbesserung in Lehre und Studium)
- Unterstützen bei sonstigen Aufgaben der Abteilung
- Vertreten des zweiten Stellenteils in Abwesenheitszeiten
Unsere Erwartungen:
- Abgeschlossenes (FH-)Studium, Bachelorabschluss, Abschluss als Verwaltungsfachwirt*in (AL 2), Betriebsfachwirt*in oder eine vergleichbare Qualifikation
- Fähigkeit zum präzisen schriftlichen Formulieren von Beschlüssen und Protokollen
- Freude an strukturiertem, planvollem und genauem Arbeiten
- Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit sowie hohe Team- und Serviceorientierung
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen und gute Selbststrukturierung, auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung
- Sicherheit im Umgang mit den MS Office-Programmen
- Fortbildungsbereitschaft und die Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten und diese mitzugestalten, u.a. in die Software zur Gremienbetreuung (Session)
- Idealerweise gute Kenntnis universitärer Strukturen und Entscheidungsabläufe sowie Kenntnisse im Hochschulrecht
- Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung innerhalb der Abteilung
Ihr Gewinn:
- Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
- Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
- Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
- Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
- Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
- Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.
Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Ihr Interesse ist geweckt?
Dann bewerben Sie sich bis zum 08.07.2024. Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.
Bei Fragen vorab wenden Sie sich gerne an die zuständige Personalreferentin:
Heide Hildebrandt Dezernat 3.5 - Personalentwicklung Tel.: 0251 – 83 21592
Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 24110012
